目前国内传统档案管理主要是基于相应规范的手工作业及电脑半自动化管理实现的，其弊端显而易见，主要以下几个方面：
1、档案工作流程繁琐低效、整理时间冗长；
2、档案存放次序较易被打乱；
3、档案核查、查阅耗时长；
4、档案的安全保障能力弱，无法有效保障档案的安全，防止档案被恶意盗损坏；
5、档案信息化程度低；
6、档案盘点效率低等。
RFID档案管理应用系统将无线射频技术应用到高密度智能化档案管理领域中，充分利用无线射频技术诸多优点，实现档案信息管理自动化和档案出入库作业的自动化，为提高档案的流通效率发挥重要的作用。
RFID档案智能管理系统基于RFID无线射频识别芯片标签作为信息载体，附着于每个档案架、档案盒或单份档案上面，通过专用读写器在档案流通的关键环节进行数据采集、监控和管理，实现档案管理的信息和智能化。由于系统利用RFID专利技术取代传统纸质管理流程，不仅减轻劳动强度、降低差错率、提高业务办理效率，而且具有创新管理模式、优化流程、数据共享等等特点，为档案管理行业提供便捷高效的信息化管理系统。
目标是实现档案资料管理信息化、智能化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅（借用）、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化， 从而取代传统的工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率，实现数据共享、提高对档案管理的效率，简化了管理流 程、降低了人员的劳动强度，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的终合实力。
系统功能包括借阅管理、盘点管理、智能识别、档案查找、防盗管理等。
1）借阅管理
借阅人自主查询可借阅档案、提交申请系统生成排队号，借阅时可刷身份证、扫描相关资格及自动抓拍。
2）智能识别
在档案办理档案借阅、档案交接、档案查找、档案归还、档案盘点等时系统采用智能识别不需要人工干预。
3）盘点管理
RFID技术的特点之一是支持群扫群读，通过手持机发起盘点任务，对库房进行群扫群读，生成盘点表。
4）统计查询
通过RFID读写器采集上传的相关信息，可查询库房内每一份档案的状态、库存情况、状态等。
5）档案查找
系统采用RFID技术，在仓库中查找档案只需要录入档案关键信息进行档案查找、找到档案后系统自动提醒。
6）全生命周期管理
系统记录档案的创建、借阅、归还、入库、上架、下架、查询、销毁的全生命周期管理。
7）环境监控
系统提供档案环境监管、温度、温度、水浸等系统可自动控制空调、除湿机、视频等环境监管设备。
8）防盗管理
对于出入口扫描到的档案，未完成审批，出口闸机将不会开启，并报警提示。
基于独创专利的XLPM存储技术RFID芯片，具有数据抗侦破、防篡改、抗辐照、耐恶劣天气等特点；
为档案赋予唯一“芯片身份证”，数据存储100年以上，满足档案保存期限的要求；
无缝对接原有档案系统，实现数据共享；
档案出入库自动识别，识别率100%，安全有效；
支持远距离、非可视识别、群读群写，准确识别层架信息、档案名称内容，实现快速查找、批量盘点的目的；
电子化、信息化、智能化的操作流程，大大减少失误，提高效率。
具有大量实体档案管理需求的单位与部门；
政府机构、金融系统、科研院所、法院/房管/交通部门；
大型企事业单位。
